Efektivní a hospodárné účetnictví sebou nese nejen výběr vhodné komunikace při předávání dokladů (elektronicky/osobně/poštou) a metody spolupráce s účetním, ale velmi důležité může být i včasné a úplné dodávání účetních podkladů. V textu si popíšeme jaké okruhy podkladů by účetní měl dostávat.
Okruhy podkladů pro účetní:
1 Záležitosti od finančního úřadu a obdobných institucí (zdravotní a sociální).
2 Bankovní výpisy všech firemních účtů.
3 Všechny doklady (faktury) související s podnikáním.
– Doporučujeme dodávat odděleně doklady, které byly hrazeny z/do pokladny a z/do banky.
4 Mzdové podklady – Většinou nám stačí “Rekapitulace mezd”.
5 Další doklady jako smlouvy (např. uzavřená pojištění, půjčky, úvěrové smlouvy, fyzické inventury majetku..)
Detailněji popsané body si můžete stáhnout na: http://bit.ly/2KyVKmX nebo pročíst níže v podrobnějším textu.
Je třeba si uvědomit, že termín DPH (tedy i kontrolního a souhrnného hlášení) je 25. den po skončení měsíce. Z toho důvodu je pro nás nezbytné, aby velká část dokladů byla dodána včas – nejpozději do 10. dne po skončení měsíce. Účetní nejdřív musí doklady postupně uspořádat, poté zaúčtovat a spárovat. Tím práce nekončí, často se řeší sporné věci, na které je třeba součinnost a další komunikace s klientem. Po vyřešení sporných bodů a poslání zbytku dokladů lze přejít k přípravě DPH. Tedy v termínu 20. – 24. se již typicky finalizují sporné body s klientem vyžadující komunikaci či doúčtování chybějících faktur a kontrola jednotlivých položek v přiznání DPH. V onu dobu již není prostor pro účtování bankovního výpisu nebo významné části ostatních dokladů.
DOPORUČENÝ TERMÍN PODKLADŮ pro plátce DPH:
PRO ÚČETNICTVÍ A DAŇOVOU EVIDENCI DO 10.V MĚSÍCI (max do 15. dne)
VÝZVY A JINÉ VĚCI OD FINANČÁKU NEJLÉPE DO DALŠÍHO DNE
Okruhy podkladů pro účetní:
1 Záležitosti od finančního úřadu a obdobných institucí (zdravotní a sociální). Nastavte si upozornění na novou zprávu emailem a nejlépe i SMS. Správce daně doručuje různé do datové schránky rozhodnutí a výzvy, některé můžou mít lhůtu pro odpověď jen 5 pracovních dní (např. pro kontrolní hlášení). Takové prosím posílejte ihned. Dopad na účetnictví mají i interní zápočty a převedení částek mezi jednotlivými daňovými účty, který provádí správce daně. Stejně tak výpočet úroku, penále či pokuty. Podobně pokud vám daně zpracovává někdo jiný, je třeba dodávat všechny přiznání (hlášení) včetně příkazu k platbě záloh – musí se to zaúčtovat.
2 Bankovní výpisy všech firemních účtů. Elektronické výpisy lze najít v internetovém bankovnictví zpravidla 1. den po skončení měsíce. Nemusíte nic tisknout většina bank umí pohodlně vygenerovat elektronický formát v PDF a většinou i v GPC.
3 Všechny doklady (faktury) související s podnikáním.
Doporučujeme dodávat odděleně doklady, které byly hrazeny z/do pokladny a z/do banky. Tímto předejdete tak chybě, kdy účetní bude očekávat úhradu z/na bankovní účet, kde neproběhne a faktura pak bude v účetním programu vypadat jako neuhrazená.:
Faktury vystavené – placené převodem nebo kartou na váš firemní účet. Ty mají u plátců téměř vždy dopad na DPH a navíc je máte k dipozici u sebe.
Faktury vystavené placené v hotovosti (příjmové pokladní doklady). Používáte-li EET, tak přehled např. měsíčních tržeb z programu.
Faktury přijaté placené přes firemní bankovní účet. (platby převodem nebo kartou vázanou na firemní účet). Obecně u faktur přijatých se DPH může DPH uplatnit později, výjimkou jsou přijaté doklady v režimu přenesení daňové povinnosti. Daň musí odvést odběratel, tedy vaše firma a v měsíci data uskutečnění plnění (DUZP). Přenesená daňová povinnost je párována v kontrolním hlášení vždy (tedy i doklady do 10.000 Kč). Díky nespárováni s evidenčním číslem druhé strany Vám pardubický stroj pracující pro finanční úřad s velkou pravděpodobností automaticky posílá výzvu do datové schránky, na kterou musíte odpovědět do 5 pracovních dní, pokud nechcete sankci. A pozor! Bohužel je to i v případě, že to má druhá straně špatně. Sankci dostáváte jen za to, že jste neodpověděli. Tyto doklady je třeba dodávat včas jako vydané.
Faktury přijaté placené v hotovosti (Výdajové pokladní doklady) nebo soukromou kartou. Doporučujeme oddělit tyto doklady od faktur placených přes bankovní účet.
Daňový doklad o přijaté platbě. Pokud je plnění ve standardním režimu (tedy nikoliv v režimu přenesení daňové povinnosti) je tento doklad nutný pro DPH. Tento doklad se používá v případě, kdy je nejprve vystaven zálohový doklad. Poté, co ho odběratel zaplatí, musí dodavatel (firma,která peníze obdrží) odvést DPH. protože ze zálohového dokladu (proforma faktury) se DPH neodvedlo. Z toho důvodu vystaví tzv. daňový doklad o přijaté platbě. Tento doklad druhá strana použije pro nárokování DPH. Doklad je nutný pro obě strany i kvůli zjištění evidenčního čísla a data pro kontrolní hlášení. Pokud je daňový doklad o přijaté platbě ze stejného měsíce jako samotná faktura přijatá/vydaná je možné ho dodávat s onou fakturou (není potřeba dodávat duplicitně 🙂 ).
Zálohové doklady – Opět pokud je zálohový doklad (proforma faktura) ze stejného měsíce jako samotná faktura přijatá/vydaná je možné ji dodávat v rámci hlavní faktury (není potřeba dodávat duplicitně 🙂 ). Naopak pokud je zálohová faktura z jiného měsíce než faktura přijatá/vydaná doporučujeme ji dodávat. Díky ní, poznáme třeba za 2 měsíce pro peníze přišly/odešli z banky a víme o co se jednalo. O to méně bude věcí k finálnímu dořešení.
4 Mzdové podklady – pouze pokud Vám mzdy zpracovává někdo jiný než my. Většinou nám stačí “Rekapitulace mezd”. Pokud máte však již více zaměstnanců je třeba sestava Přehledu mezd, kde bude vidět seznam částek vyplacených příkazem a zvlášť hotově zaměstnancům, brigádníkům a všem možným institucím.
5 Další doklady jako:
uzavřené platné smlouvy (např. uzavřená pojištění)
smlouvy o půjčkách,
úvěrové smlouvy, leasingové smlouvy, včetně splátkových kalendářů,
kopie velkých technických průkazů vozidel v majetku,
další doklady potřebné k vedení účetnictví – stvrzenka o výdeji stravenek zaměstnancům, cestovní příkazy zaměstnanců apod.
valné hromady společnosti
Fyzické inventury majetku a zásob (správně i cenin a pokladny) aj.
Máte-li ve firmě vozidla, ze kterých si uplatňujete DPH na pohonné hmoty. Ve svém zájmu si veďte průběžně knihy jízd.
Jako součinnost při řešení jakéhokoliv problému se na nás obraťte, a to nejlépe s předstihem.
Kontakt: info@qtax.cz
