Cestovní náhrady nejsou benefitem zaměstnavatele. Jedná se o povinné plnění stanovené ustanoveními zákoníku práce. I přes tuto zákonem zakotvenou povinnost jsou cestovní náhrady z pohledu daňového zatížení výhodnější než celá řada benefitů. Pro zaměstnavatele jsou cestovní náhrady daňovým nákladem firmy a pro zaměstnance příjem, který nepodléhá zdanění ani odvodům pojistného.
Níže v tabulce můžeme pozorovat příklad, kdy zaměstnavatel chce zvýšit čistý měsíční příjem zaměstnance. Zvýšením hrubé mzdy o 1.500 Kč z 26.000 Kč na 27.500, musí vynaložit náklad ve výši 2.010 Kč, avšak čistý příjem zaměstnance se zvýší jen o 1.034 Kč. Ve zjednodušeném případě, lze říci, že zvýšený náklad firmy na hlavní pracovním poměr zaměstnance o 1 Kč znamená zvýšení mzdy o cca 0,52 Kč zaměstnance a zbylých 0,48 Kč se odvede na sociálním, zdravotním či dani z příjmu. V případě, když zaplatí firma zaměstnanci cestovní náhrady ve výši 1000 Kč, dostane zaměstnanec celých 1000 Kč. Cestovní náhrady nejsou předmětem daně z příjmů pro zaměstnance a jsou uznatelným nákladem pro zaměstnavatele.
| Náklad zaměstnavatele | 34 840 Kč | 36 850 Kč | rozdíl 2010 Kč |
|---|---|---|---|
| Hrubá mzda | 26 000 Kč | 27 500 Kč | 1 500 Kč |
| Pojistné placené zaměstnancem | 2 860 Kč | 3 026 Kč | 166 Kč |
| Záloha na daň po slevě na poplatníka | 3 165 Kč | 3 465 | 300 Kč |
| Čistá mzda | 19975 Kč | 21 009 Kč | 1034 Kč |
| % daňové zatížení | 42,7% | 43% | 48,6 % |
zdroj: https://www.vypocet.cz/cista-mzda
Již víme, že cestovní náhrady jsou z daňového hlediska výhodné. Dále bychom měli vědět, zaměstnanec se nemůže vzdát cestovních náhrad dle § 346c zákoníku práce. Zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu mzdu, plat, odměnu z dohody a jejich náhrady, odstupné, odměnu za pracovní pohotovost a náhradu výdajů příslušejících zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce. Cestovní náhrady vyplývají ze zákona a jsou tedy obligatorní povahy.
Jednotlivé druhy cestovních náhrad při pracovní cestě nebo při cestě mimo pravidelné pracoviště jsou vyjmenovány v § 156 zákoníku práce.
Zaměstnavatel je povinen za podmínek stanovených v zákoně poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu:
a) jízdních výdajů,
b) jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
c) výdajů za ubytování,
d) zvýšených stravovacích výdajů (tzv. „stravné„),
e) nutných vedlejších výdajů.
Nejčastější si rozebereme detailněji.
a) Náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby přísluší zaměstnanci v prokázané výši.
Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.
Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí nejméně u
Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %. Tato sazba základní náhrady se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189.
c) Náhrada výdajů za ubytování – zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže.
d) Náhrada zvýšených stravovacích výdajů (stravné),
V podnikatelské sféře jsou zákoníkem práce stanoveny pouze minimální náhrady, které zaměstnanec musí obdržet. Avšak v nadlimitních částkách se stravné zdaňuje a podléhá sociálnímu i zdravotnímu, proto se v praxi příliš nepoužívá. I v textu se budeme zabývat stravným do limitu.
Za každý kalendářní den tuzemské pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné nejméně ve výši:
Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, výše uvedené stravné se snižuje za každé jídlo až o hodnotu
Zaměstnanec Jan Novák vyjel na pracovní cestu z Prahy do Brna ráno v 4:35 hodin a vrátil se ve 23 hodin. Firma zajistila panu Novákovi zdarma oběd v jídelně obchodního partnera. Zaměstnanec na obchodní cestu cestu vyrazil se souhlasem vlastním automobilovým vozidlem na placené parkoviště na kraji města a dále využil MHD do středu města. Přičemž 1 cesta byla dle tachometru 195 km. Cestou tam se pan Novák zastavil na čerpací stanici, kde si koupil vodu do ostřikovačů za 100 Kč, benzín (natural 95) v hodnotě 2500 Kč (36 Kč/l), desetidenní dálniční známku za 310 Kč a sendvič na snídani za 70 Kč. V Praze dále zaplatil celodenní parkovné ve výší 250 Kč za den a 2x MHD jízdenku za 30 Kč. Firma dle vnitřního předpisu uplatňuje stravné v horní hranici. Jaký bude postup a výpočet náhrady za pracovní cestu?
Zaměstnanec si sám vypracuje tzv. cesťák, kde stanoví výši cestovních náhrad a dodá ho zaměstnavateli k proplacení včetně potřebných dokladů. Jan Novák byl na pracovní cestě 18 hodin a 25 minut – má tedy nárok na stravné v 3. intervalu – 223 Kč.
Dostal 1 jídlo (oběd), na které finančně nepřispěl. Z toho důvodu musí příslušné stravné zkrátit o 25 % stravného – tj. o 54 Kč, stravné tak vyjde na 169 Kč.
Pan Novák nesmí zapomenout na náhradu jízdních výdajů. Ujel svým vozidlem 2 x 195 km. Kombinovaná spotřeba vozu dle doložené kopie TPP je 8l/100 km. Průměrná cena litru natural 95 dle vyhlášky je 30,50 Kč. Ovšem pan Novák se rozhodl logicky uplatnit náhradu dle daňového dokladu z čerpací stanice za 36 Kč/l.
Základní náhrada a náhrada za spotřebovanou hmotu za 1 km se vypočte dle zákoníku práce jako:
((8 : 100) x 36 Kč) + 4 Kč = 2,88 + 4 = 6,88 Kč/km
Zaměstnanec ujel 390 km. Náhrada tedy bude 6,88*390=2683 Kč
Pan Novák si dále do cestovních náhrad uplatní desetidenní dálniční známku za 310 Kč, celodenní parkovné ve výší 250 kč za den a 2x jízdenku za 30 kč. Dohromady 620 Kč.
Naopak si nemůže uplatnit sendvič, 2500 Kč za tankování a vodu do ostřikovačů za 100 Kč. Poslední dvě položky již jsou obsaženy dle vzorce v náhradě za 1 km vlastním autem.
Celková částka v cesťáku bude tedy vyčíslena na 169+2683+620= 3.472 Kč
Vyplatí-li firma zaměstnanci cestovní náhrady podle zákoníku práce, protože používá vlastní auto, musí také platit silniční daň. Jsou dvě možnosti výpočtu
Finančně zajímavější je bezesporu zahraniční stravné. Pro sousední státy jako je Německo a Rakousko je základní sazba 45 EUR. Pro Slovensko nebo Polsko 35 EUR. Na takovou výši však zaměstnanec dosáhne pouze v případě trvání pracovní cesty déle než 18 hodin. V ostatních případech je sazba za stravné nižší – viz tabulka.
| Doba trvání pracovní cesty | Sazba stravného |
|---|---|
| Déle než 18 hod. | v plné výši |
| Déle než 12, nejdéle však 18 hod. | ve výši dvou třetin |
| 1 až 12 hod. | ve výši jedné třetiny |
| Méně než 1 hodina | Zahraniční stravné se neposkytuje, |
V případě zahraničního stravného může zaměstnavatel dále poskytnout zaměstnanci nad rámec tzv. kapesné do výše 40 % zahraničního stravného. Toto kapesné má obdobně výhodný režim. Zajímáte se o další informace a typy v oblasti cestovních náhrad? Dozvíte se je v příštím článku. 🙂
